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聚会活动策划(佛山聚会活动策划公司)

聚会活动策划
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在活动的现场需要做什么?
当然,互动环节和节目环节的作用不只是过渡间隙时间这一点,相关作用分析如图2-26所示。
活动进行的时候也并不意味着活动策划者就可以高枕无忧地休息了,活动策划者的工作应当贯穿整个活动始终。不到活动最后结束,活动策划者都应关注或参与活动现场工作。
下面就将为大家讲解活动现场的工作。
2.3.1 确认活动流程表
活动流程表是在活动筹备期间就制作完成的,但是在进行活动时还需再次确认一遍,确认现场工作人员都了解活动流程,熟悉自己的工作是什么,知道相关人员的任务是什么。每一场活动都是现场直播,即使出了差错也无法重新开始,因此确认活动流程表是在活动进行前确保活动顺利进行的最后一道屏障,所以活动策划者对这一工作必须确保落实。
一些大型的现场活动,甚至会在活动开始前进行数次彩排预演来确保活动流程的顺畅无误,如图2-27所示。
2.3.2 发挥主持人的作用
主持人在活动现场扮演着十分重要的角色,如果说活动策划者是幕后的规划者,那主持人就是台前的指挥者,优秀的主持人能为活动增色添彩,合格的主持人能引导活动顺利进行,拙劣的主持人则会使活动毁于一旦。
如图2-28所示,这是主持人对活动作用的相关分析。
由此可见,主持人对活动的帮助是十分大的,对活动的顺利进行起着重要作用,所以活动策划者团队在决定主持人选时一定要提高要求,注意人选职业素养。如果决定不了一个各方面技能突出的人选,也可以选择两个人主持或多个人主持,形成优势互补。
2.3.3 引导现场秩序
对于大型活动来说,参与者总是众多的,太多的人聚集在一起总是容易引发诸多问题,这些问题常常会影响活动的顺利进行,所以活动进行时活动策划者应将人员的引导分流问题考虑好、解决好。
引导参加活动人员是十分重要的工作,不管是在线上活动还是线下活动。通常来说,最常见的引导就是引导参与者排队或引导参与者配合活动,如图2-30所示。
2.3.4 确保工作人员沟通顺畅
沟通在活动中十分关键,工作人员的工作是紧密相连的,有他们之间的有效配合才能有活动这一整体。越是大型的活动工作环节越多,工作人员也就相应地会有增加,俗话说:“人多手杂”,众多的人员同时工作难免会出现疏漏,如果出现疏漏了,工作人员之间还不能相互沟通解决,那疏漏只会越来越多,越来越大,最后影响到活动的正常进行。
由此可见,确保活动工作人员间沟通的顺畅十分重要,要做到确保沟通顺畅可以从以下两点着手。
确认各相关工作人员之间有通畅的沟通渠道。
确定统筹活动工作信息管理的人员或团队。
2.3.5 防范活动现场失序
活动现场失序是十分严重的问题,它会导致活动无法继续正常进行,即使是在网络上进行的活动,也难以避免这个问题。如图2-32所示,因为失序的人们在同一时段进入活动页面,导致服务器处理不及而崩溃。
因此,在活动进行时活动策划者和其团队必须对活动失序问题严加防范。
通常活动的失序并不是由大量的人群造成的,因为活动现场都有负责引导的人员和措施,引起人群失序的往往是活动现场的不安定因素,比如人群中的情绪不稳定者捣乱或现场设施发生意外而引起人群恐慌失序。所以可以从以下两个方面进行防范。
全面监控活动现场,及时排除影响安定的因素。
定时巡逻检查设施,实时确保活动现场的安全。
2.3.6 控制活动节奏
活动策划者对于活动节奏的控制十分关键,因为活动的节奏会直接影响活动的效果。节奏太快,受众跟不上,只有放弃参与;节奏太慢,受众等不及,也会离开活动现场。合适的节奏才能增强活动效果。
想要营造合适的活动节奏需要从以下3个方面入手,如图2-33所示。
下面就将对控制活动节奏的前两个方面进行详细讲解。
1.控制氛围节奏
控制氛围节奏的方式在促销活动中十分常见,通常都是运用“饥饿营销”的方法在消费者中营造一种强烈购买意愿的氛围,再激发消费者抢购。
例如,在某促销会上,对于有购买意愿的消费者先采用适当压制手段,不让其购买,而是对等待购买的消费者反复宣传产品是如何如何的好,消费者买了会如何如何的赚。在让消费者被激起强烈的消费欲望并且有点不耐烦时,再开始出售产品,并告诉消费者产品是最后一批了。通过这一系列的氛围节奏控制,原本只买一件的消费者忍不住会多买几件,原本打算看看的消费者也会立即购买,如图2-34所示。
2.控制时间节奏
任何一种包含时间和空间两个方面的立体艺术,其表现形式都必然会经历起始、渐强、高潮、渐弱、落幕这5个阶段,这是一种经过无数事例验证的规律,活动也不例外。在起始、渐强、高潮、渐弱、落幕这5个阶段中,起始、高潮和落幕3个点最容易被观众记住。因此,活动策划者要善于控制活动的时间节奏,在活动的关键节点将表现活动目的的关键内容呈现出来。
然后在活动进行到高潮时又打出“老板疯了”的广告语再度吸引顾客抢购,如图2-36所示。
最后在活动快结束时再打出“最后1天”等字样的广告语,营造紧迫感,让顾客忍不住再次抢购,最终完美收官

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活动策划方案落实的步骤是什么?
确定了活动的大致方案后就需要对活动策划的具体工作进行落实,对于这些工作,下面将选取7个重点来进行讲解。
2.2.1 提前宣传
对于活动策划来说,活动的宣传方式是活动成功的“带领先驱”,当宣传效应非常好时,活动成功率会大大地提高,若宣传效果不佳,那么活动效果必然受影响。
活动时间虽然有时候会延后结束,有时候又会提前开始,但其毕竟都有一个相对固定的时间段,想要在这个固定的时间段内实现活动效益的最大化就一定要在活动还没开始之前就开始着手前期准备工作,就如演唱会要提前售票,电视节目要提前预告,活动策划也是要提前宣传的。下面就从三个方面来了解活动中的宣传作用。
1.宣传的主要作用
活动宣传的主要作用在于吸引人流量,让人们知晓企业活动的存在,只有这样才能提高活动的成功率。在活动策划书中也可以将活动宣传的手段讲述出来,以加深企业管理者对宣传工作的认识。
下面就来了解活动宣传的作用,如图2-11所示。
2.宣传的考虑因素
活动策划者在选择宣传渠道时,需要考虑其渠道是否能为活动带来最大效果,不然活动宣传就会变成一种既“烧钱”又“无用”的活动。因此,活动策划者在选择宣传渠道时,需要考虑3个问题,具体如下所示。
企业精准人气是否在此渠道比较聚集。
此渠道能给活动带来怎样的宣传效果。
活动是否适合此渠道的整体风格。
活动策划者在选择活动宣传策略时,需要在宣传策略中嵌入六大特色,才会具有吸引人们注意力的作用,如图2-12所示。
3.宣传的方式方法
活动宣传方式多种多样,活动策划者若想在众多的宣传方式中选出一个最合适活动的方式,则需要从3个方面考虑,具体如下。
活动成本问题。
活动宣传面对的受众是否是活动需要的。
是否适合活动主题。
除此之外,活动策划者还需要对活动宣传方式有一定的了解,才能从客观上进行选择,下面就来了解活动宣传的常见方式。以微信朋友圈、热门互联网载体和实体宣传单为例,相关分析如图2-13所示。
2.2.2 确定类型
一般来说,活动目的不同,活动类型也会随之不同,下面就列举几个活动类型,来了解如何根据活动目的确定活动类型。
1.众筹型
众筹是如今比较火的一种营销方式,它是在特定的时间内向消费者提供新产品的性能、特色、背景等方面的信息,发起筹款活动,若筹款成功则会给筹款人赠送各种礼物。
例如,在京东众筹网上的一个众筹项目,此筹款活动明确说明了自己筹款的目的,如图2-14所示。
据此可分析出此众筹活动背后所隐含的活动目的,如图2-15所示。
那么就可以设定一些优惠措施来吸引受众参与,如图2-16所示。
2.促销型
促销型活动,顾名思义,就是指以产品促销为目的的活动类型。这类活动的策划要求其实并不高,一般在活动策划书中将以下4个方面的内容撰写清楚,企业管理者批准的可能性较大。
促销力度。
促销背景。
促销时间。
促销目的。
当然促销型活动的目的,并不只是为了促销产品,还可有其他目的,具体如下。
增加产品知名度。
提高产品销量。
提高品牌美誉度。
处理过季产品。
3.内部型
一般企业还会以公司员工为受众,举办内部活动。内部活动一般分为两种,且两种类型的活动目的也不相同,如图2-17所示。
2.2.3 计划时间
对于活动策划来说,时间的选择是比较核心的一个环节,时间选择是否合适能决定活动策划的成功程度。下面就来进一步了解在活动策划中时间的选择。
1.作用
时间对于活动策划来说,具有非常大的作用力,若时间没有选择恰当则会影响活动的举办效果,若时间选择恰当,则会成为促进活动成功的利器。具体如图2-18所示。
例如,活动时间安排在工作日的晚上,第二天出席者多要上早班,则会出现出席者逗留时间短的情况,时间太短很难在出席者心中产生深刻的印象,活动效果也会不佳。
2.阶段
一般来说,活动时间分为3个阶段,具体如下。
活动准备时间。
活动协调时间。
活动开始与结束时间。
这3个阶段都需要根据两个因素进行时间的选择,如图2-19所示为时间3阶段之间的关系与选择时间的两个因素。
3.问题
活动策划者在选择活动时间的过程中,所需要考虑的问题如图2-20所示。
2.2.4 安排地点
地点是否合适能决定活动策划的影响效果,若在合适的地点进行活动,则活动效果会非常显著;若在不合适的地点进行活动,则活动效果会大打折扣。因此,在活动策划中地点也是成功的核心要素。
1.作用
在活动策划中,地点是必不可少的一环,若没有这一环,那么活动就会无从下手,届时,再好的活动也不能给企业带来一丝丝的利益。因此,活动地点的选择是活动策划者需要重点考虑的要素。下面就来了解地点在活动策划中的作用,如图2-21所示。
2.问题
活动策划者在进行活动地点的选择时,需要考虑的方面有很多,其中首要考虑的因素就是根据活动类型来选择地点,如图2-22所示。
活动策划者在选择活动地点时,还需要考虑成本问题。活动策划者一般是根据企业接受范围内的预算资金来选择地点,需要考虑的问。

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大型会议如何办理报批手续?
按照新一届理事会领导班子候选人建议名单,逐个征求候选人本人意见,然后分别向候选人所在单位发函,告知市××学会拟将其作为领导候选人,请所在单位依据厅级领导干部兼职管理规定,先报分管市领导审批,然后准备领导干部兼职的任免材料,以其单位党组的名义上报市委组织部审批(市领导拟兼职的,需要以市委名义上报中央组织部审批)。
实际操作中,为便于掌握相关报批情况,推进整体工作效率,一般由市××学会办公室催交、收齐各单位分管市领导已批准同意的材料,和以其党组名义上报审批的材料,汇总后形成市××学会新一届领导班子候选人的整套报批材料,并附上相关辅助性材料及说明,通过市××学会办公室一次性报送市委组织部审批(名誉会长、顾问、学术顾问等属于荣誉性职务,而非实际领导职务,相关建议人选只需履行聘请手续,不用进人选举程序,所以无需报批)。
关于拟请担任市××学会第四届理事会领导职务的材料报批要求
一、由所在单位报请分管市领导审批。
二、分管市领导批示同意后,由单位党组报市委组织部审批。
三、材料标题:关于×××同志兼任××社会组织领导职务的请示。
材料正文:需包含如下内容:社会组织性质(学术团体)、任务(研究行政管理理论和实践,发展行政管理科学,为政府改进行政管理服务)、成立时间(1989年9月)、业务主管单位(广州市××厅)、现任职务(所在单位)、兼职理由、是否兼任社团法人、是否兼任其他社会组织领导职务(需列明清单)。
四、准备报批材料2套:请示、干部任免表(兼任××社会组织副会长)。
1.为便于市委组织部掌握情况并集中审批,请将准备好的报批材料先交换或寄至市××厅××学会办公室,由学会办公室统一呈批。电话:××××,联系人:×××。
2.报批所需的社会组织现任领导名单、章程及社团登记本复印件由××学会准备。
3.如该同志已兼任其他社会组织领导职务超过两个以上,请告知××学会办公室,以便我们进一步研究处理。
4.相关情况可直接咨询市委组织部三处(党政干部处),电话:××××,联系人:×××。

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